Het aanbod van cursussen kan in de CRM Cursusmanager worden vastgelegd. Hierbij worden gegevens zoals prijzen en organisatorische activiteiten ingevoerd. Ook wordt er onderscheid gemaakt tussen cursussen die intern worden georganiseerd, of worden georganiseerd door externe partijen. Bij het invoeren van een cursus houdt het systeem rekening met de benodigde recourses. Denk hierbij aan beschikbare docenten, ruimtes of bijvoorbeeld de logistiekemiddelen die benodigd zijn om op de cursus locatie te komen. Bovendien worden automatisch de cursusactitiviteiten in de agenda van een medewerker (interne crusus) gepland.
Voor elke cursus is het mogelijk om de interesse van toekomstige cursisten te peilen. Personen op de lijsten kunnen eenvoudig worden omgezet als aanmelding waaraan de status ‘ voorlopige inschrijving’ worden gekoppeld. Zodra de eventuele financiele afhandeling is voltooid wordt de status omgezet in een definitieve aanmelding. Kenmerkend aan de CRM Cursusmanager is dat de definitieve aanmelding automatisch wordt gekoppeld aan de betreffende cursus waarvoor de cursist zich heeft ingeschreven. Zo is het eenvoudig om per cursus het overzicht betreffende de definitieve inschrijven te behouden.
kenmerken van de interesselijst:
- Aanmelding personen interesselijst;
- Vrij definiëren van persoonscategoriëen;
- Gemakkelijk personen interesselijst omzetten naar aanmeldingslijst;
- Aanmaken brieven, uitnodigingen, betalingsbewijzen t.b.v. cursisten;
- Uitgebreide rapportage mogelijkheden;
- Export mogelijkheden voor rapportages (MS Excel, MS Word, HTML);
- Aanmaken automatische incassobestanden;
- Uitgebreid planningsprogramma geautomatiseerd aanmaken cursusschema’s;
- Aanmaken, verwerken en archiveren van evaluatieformulieren;
- Internetmodule voor cursusaanmeldingen en informatie via het Internet.
Het is met de CRM Cursusmanager module mogelijk de volledige finanaciële afhandeling van factureringen en betalingen geautomatiseerd te verwerken. Dit vangt aan met het definiëren van een prijslijst waarbij cursisten in categoriëen worden ingedeeld. Men kan ervoor kiezen om bijvoorbeeld per acceptgiro te betalen of via een automatische incasso. Automatische incassobestanden kunnen automatisch worden aangemaakt. Het handige hierbij is dat meerdere incasso’s tegelijkertijd geautomatiseerd bij de bank verwerkt kunnen worden. Indien een cursist afziet van een afmelding dan kan dit geadministreerd worden waarbij eventuele kosten aan de afmelding worden gekoppeld.
De CRM Cursusmanager biedt uitgebreide rapportage mogelijkheden. Zo kunnen er rapportage’s worden opgesteld met betrekking tot de takenkalender waarin de (nog) uit te voeren taken zijn gedifinieerd. Bovendien is het mogelijk rapportage’s met cursusdata met uitgebreide memo/mededelingen te genereren.
Ook is het mogelijk diverse financiele rapportages te genereren. Voorbeelden hiervan zijn:
- Rapportagelijst openstaande facturen;
- Rapportagelijst openstaande facturen waarbij maximum aantal herinneringen is overschreden;
- Rapportagelijst creditnota’s;
Bovendien is elke rapportage te exporteren naar MS Excel, MS Word of HTML.
Steeds vaker komt het voor dat data met het web wordt ontloten. Zo is het met de CRM Cursusmanager ook mogelijk om functionaliteit zoals de interesselijst toegankelijk te maken vanaf het Internet. Dit biedt niet alleen een bekende vertrouwde omgeving voor potentiele cursusisten, het is teven een omgeving die gemakkelijk aan is te passen.