Projectadministratie module
FEROX Solutions heeft voor Microsoft Dynamics CRM 4.0 een module voor het vastleggen van projecten en uren ontwikkeld. Deze module bestaat uit twee componenten te weten een beheeromgeving en een medewerker portaal.
Beheeromgeving
De beheeromgeving is volledig gebouwd in Microsoft Dynamics CRM 4.0 en maakt gebruik van eigen entiteiten. In CRM bent u in staat om projecten te definiëren welke u koppelt
aan uw bestaande accounts. Vervolgens maakt u per medewerker die aan een project werkt een zogenaamde Resourceplanning. Hierin legt u onder andere vast wie voor welk project uren mag schrijven en wat de financiële afspraken zijn die gemaakt zijn met de opdrachtgever betreffende de inzet van de medewerker. Op basis van deze gegevens en de geschreven uren is het mogelijk om een factuur te genereren. De lay-out van de factuur kan in uw huisstijl worden uitgevoerd.
Projectgegevens
Per project legt u vast op welk account het project van toepassing is. Daarnaast legt u de looptijd van het project vast, op basis van welke order het project tot stand is gekomen en door welke business unit het project wordt uitgevoerd. Ook kunt u een omschrijving ingeven en kunt u onderscheid maken tussen in- en externe projecten.
Resourceplanning
Nadat u een project hebt gedefinieerd is het tijd om medewerkers te koppelen aan het project. Dit doet u doode resourceplanning voor het project. Hierin legt u vast welke medewerker aan welk project werkt en onder welke condities. Hierbij kunt u denken aan de periode, het aantal uren per week, het afgesproken uurtarief en de eventuele betaaltermijn. Daarnaast legt u vast wat de medewerker op mag voeren als kosten- en urensoorten.
Kostensoorten
U kunt uw medewerkers in staat stellen om gemaakte kosten op een project te declareren middels het toekennen van kostensoorten aan een Projectovereenkomst. Een kostensoort kan op meerdere
projecten worden ingezet. Kostensoorten zijn bijvoorbeeld brandstof, literatuur, telefonie.
Urensoorten
Om uw medewerkers in staat te stellen hun uren te verantwoorden moet u urensoorten koppelen aan de Project Overeenkomst. Urensoorten kunnen op meerdere projecten worden ingezet. Dit kunnen zowel interne als externe urensoorten zijn. Een medewerker heeft per project één of meerdere urensoorten. Urensoorten zijn bijvoorbeeld projectontwikkeling, advies, training.
Management informatie
Naast het vastleggen is het rapporteren over de vastgelegde gegevens van groot belang. Ook hierin is voorzien en u kunt standaard beschikken over de volgende management rapportages:
• Uren per project per medewerker
• Uren per urensoort
• Verlofkaart
• Effectiviteitsrapportage
• Kilometerdeclaraties
Medewerkerportaal
Om uw medewerkers in staat te stellen hun uren en kosten te verantwoorden is het medewerkerportaal ontwikkeld die u in uw intranet kunt integreren. Dit portaal is onder andere te integreren binnen Microsoft Windows SharePoint Services en Microsoft Office SharePoint Server. Op basis van de door u vastgelegde Projecten en Project Overeenkomsten zal voor iedere individuele medewerker een urenstaat per week worden gegenereerd. Nadat de medewerker de betreffende week heeft ingevuld kan deze ter goedkeuring worden aangeboden aan zijn manager. De betreffende manager kan de urenstaat controleren en deze vervolgens goed- of afkeuren. Indien een urenstaat niet geheel correct is ingevuld kan de manager een opmerking plaatsen en de urenstaat opnieuw actief maken voor de medewerker. Is een urenstaat afgekeurd dan zal deze opnieuw bij de betreffende medewerker verschijnen en zal deze de gevraagde correctie moeten uitvoeren waarna de urenstaat weer de beschreven workflow kan ingaan. De medewerker heeft te allen tijde inzicht in de status van zijn weekstaten.
